O sprzątaniu po innych.

Trafiłem na używanym czasem przeze mnie, acz nielubianym fejsbuku (nazwa oryginalna: Facebook) na grupę prywatną o nazwie „Księgowość moja pasja”. No i zapisałem się do niej – czy rozważnie, śmiem wątpić. Uczestnicy grupy zgłaszają tam problemy, na ogół miałkie dość. Dużo za to poszukiwań usługodawców z zakresu usług księgowych. Reklam dużo takoż. W sumie niewiele poza marketingiem i nadzieją na pomoc ze strony księgowych in spe.

Ale zdarzają się i perełki, godne szerszego potraktowania i skłaniające do głębszych przemyśleń. Oto post jednej z członkiń grupy, Joanny, księgowej z 20-letnim doświadczeniem (ujawnione przez Nią personalia zachowuję dla siebie). Treść i pisownia postu oryginalna.

„Pytanko do osob, ktore sprzątały bałagan po innych. Technicznie- z czym isć na skróty i jak jeśli prędzej nadejdzie epoka lodowcowa niż pewne rzeczy się wyprostuje. Są rozgrzebane dwa systemy ksiegowe, ja przenosze do trzeciego bo ten drugi jest totalnie źle skonfigurowany, a informatyk już kosztował fortunę, do tego jest taki syfilis, że lepiej od nowa niż tam poprawiać.. Sytuacja taka:

– niezgodne setki rozrachunkow, czesto jednoczesnie dost/odb plus oo.. brak potwierdzen sald od lat, brak kompensat, brak wydruków jakichkolwiek, wyciagi szczątkowe i … saldo BZ z bufora jednego roku nie gra z saldem BO przeniesionym do drugiego programu i jeszcze coś innego jest na wydruku jakiejś obrotówki, moje uzgodnienia to jeszcze cos innego. Brakujące faktury papierowe. 4 osoby siedzą i raptem z 5 firm uzgodnionych jest dopiero nawet z wydrukami od klientow o ktore poprosiłam.

– dużo zejsć z wb bez pokrycia fa – ksiegowa jakoś nie dociekala z czym to rozliczyć. I tych faktur raczej nie ma nigdzie

– brak informacji, pism , segregatora pk, dot Us, Zus, – jak zweryfikować saldo

– dużo środków trwałych- ot zrobione po pół roku za wcześnie, z proform, zaliczek, bez akcyzy- na bieżąco korekty amortyzacji, ot? Na konto błędy lat ubiegłych? Hmm.

Nie ma polityki, są czworki, reszta bałaganu do ogarnięcia w tym stuleciu.

Nie mowcie żeby rzucic to, wiedziałam, ze trzeba posprzątac, ale nie TOOOO. Skończyly mi się pomysły, a lubię jak wszystko gra.”.

Z informacji uzupełniającej w komentarzach dowiedziałem się, że idzie o spółkę z o.o. Kierownik jednostki sprawia wrażenie zaskoczonego stanem ksiąg. Jednocześnie wykazuje całkowity brak zrozumienia dla próśb o wsparcie, także finansowe, dla księgowych porządkujących ewidencję i dokumentację.

Pomyślałem, że włączę się do komentowania fejsbukowego postu, bo dyskusji nie należało raczej oczekiwać. Jedna z najsłuszniejszych porad w dotychczasowych komentarzach brzmiała: „kup 5L benzyny i podpal. Niech się zjara w pizdu”. Inna porada godna przemyślenia brzmiała: „Czasami nie warto poprawiać. Szybciej i bezpieczniej zrobić od nowa.”.

Mój niedługi komentarz pod postem Joanny nie został uznany za godny publikacji – skasował go prawdopodobnie administrator lub moderator grupy. Chyba dlatego, że zawarłem w komentarzu link do mojego bloga. A może dlatego, że nie zostałem zrozumiany. Zresztą nie uważam instytucji typu „fejsbuk” za godną uwagi platformę samopomocy księgowych poza szeroko rozumianym marketingiem, rzecz jasna. Zrobię zatem myk następujący – popełnię jeszcze jeden komentarz pod postem Joanny, gdzie skieruję ją przemyślnie do mojego bloga (bez niepożądanych linków) i do niniejszego wpisu. A tu zawrę swoje przemyślenia w temacie, o czym niżej.

Mam oczywiście doświadczenia z zakresu odtwarzania ksiąg rachunkowych. Pierwsze z nich zostało wywołane nieświadomością kierownika jednostki co do konieczności ich prowadzenia – połapał się co do tego w czwartym kwartale roku obrotowego. Zakupiony został szybko program f-k, który skonfigurowałem osobiście, po czym z pomocą asystentki odtworzenie przebiegło niezwykle sprawnie i na czas. Natomiast ostatnie z takich doświadczeń miało miejsce na dwa lata przed moją emeryturą, w przedsiębiorstwie prowadzonym w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Właściciel firmy miał własną księgowość, ale nie miał szczęścia do wykwalifikowanych księgowych. Piszę – nie miał szczęścia, ale na prowadzeniu biznesu nie znał się zupełnie, wskutek czego firmę okrył na rynku lokalnym złą sławą. Także wśród miejscowych księgowych. Z moją pracą w tej firmie to cała historia, godna opisania w oddzielnej publikacji. Pracowałem tam efektywnie do emerytury i nadal jeszcze ze szczegółów tej pracy spowiadam się przed pracownikami wydziałów dochodzeniowo-śledczych naszej skarbówki. Jako świadek, oczywiście.

Sytuacja zastana przez Joannę w spółce ze schrzanioną księgowością nie jest jakimś wyjątkowym ekscesem. Powiedziałbym, że jest całkiem typowa dla większości spółek z sektora MSP, o czym pisałem na moim blogu wiele razy wcześniej i diagnozowałem przyczyny takiego stanu rzeczy. Powtarzał się zatem nie będę, dla pogłębienia wiedzy i ewentualnej dyskusji proszę rozejrzeć się po wpisach na moim blogu.

Co radziłbym Joannie do zrobienia w pierwszej kolejności? Otóż należałoby w pierwszej kolejności spisać swoje spostrzeżenia co do stanu ksiąg rachunkowych spółki na papierze. A następnie przekazać te spostrzeżenia kierownikowi jednostki za pokwitowaniem z prośbą o zapoznanie się z nimi ze zrozumieniem oraz świadomością konsekwencji, o których mowa w art. 77 ustawy o rachunkowości (są to przepisy karne). W końcu za stan ksiąg rachunkowych odpowiedzialność ponosi wyłącznie kierownik jednostki, a nie księgowe (chyba, że księgowe podpisały bezmyślnie jakieś niemądre zobowiązania). Inaczej mówiąc należy Gościa postraszyć możliwymi konsekwencjami. I niech może kierownik jednostki błyśnie z ofertą pomocy nieszczęsnym księgowym – w końcu na kim może się teraz oprzeć? Pozostaję w przekonaniu, że wspomniane zagrożenia karne spowodują u Prezesa znaczące spuszczenie z tonu Pana i Władcy.

Bo wyjścia są w zasadzie dwa. Pierwsze z zakupem umownych 5 litrów benzyny (jest to całkiem rozsądne wyjście, tylko trzeba umieć te litry wykorzystać). I drugie z pracowitym i kosztownym, niestety, odtwarzaniem ksiąg rachunkowych za umówione lata obrotowe, czy rok obrotowy. Jeśli ktoś myśli, że ewidencję i dokumentację w stanie takim, jaki opisała Joanna, uda się poprawić, czy naprawić – jest w grubym błędzie. Można je tylko odtworzyć.

Kolejnym z kluczowych problemów jest ustalenie miejsca odtwarzania ksiąg rachunkowych. Rzecz w tym, że nie uważam za możliwe odtworzenia ksiąg (nie mówiąc już korygowaniu większej ilości zapisów) zdalnie, w warunkach biura rachunkowego. Zbyt wiele problemów nastręczyłaby logistyka i komunikacja z usługodawcą. Zrobić to można wyłącznie w siedzibie jednostki, której księgowość prostujemy.

Pierwszym sprawdzeniem, które robiłem w podobnych wypadkach, to upewnienie się, że bilanse zamknięcia (BZ) poprzednich lat obrotowych są tożsame z bilansami otwarcia (BO) następnych lat obrotowych. Bo niestety bywa z tym różnie.

W jednym z moich blogowych wpisów, poświęconym „przekształceniu” PKPiR na KH zawarłem w ostatnim akapicie złotą myśl. O tym, że błędy podstawowe popełnione przy prowadzeniu KH i nieskorygowane przy najbliższej okazji nie przedawniają się. Figurują w księgach i ciągną się przez kolejne lata obrotowe, zniekształcając wszystkie kolejne sprawozdania finansowe.

Warto podjąć próbę wydrukowania ostatnich, rocznych zestawień obrotów i sald (czyli tzw. obrotówek) oraz przeanalizowania kwot i znaku sald. Idzie o „wyłapanie dziwnych” sald, np. kont środków pieniężnych (które byle jakim księgowym robią się czasem kredytowe) oraz kont rozliczeniowych, które potrafią mieć również „dziwne” salda, np. debetowe salda międzyokresowych rozliczeń przychodów, czy kredytowe salda RMK.

Odtwarzanie ksiąg można rozpocząć od roku obrachunkowego w którym BO równa się co do grosza z BZ roku poprzedniego. Jeśli w żadnym roku BO nie równa się BZ roku poprzedniego, a nadto zapisy księgowe znajdują się w tzw. buforze, co oznacza, że miesiące sprawozdawcze nie były zamykane, zgodnie z wymogiem bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych – odtwarzanie ksiąg rachunkowych uznałbym za pozbawione ekonomicznego sensu. Trzeba wtedy uznać, że księgi rachunkowe firmy nie istnieją, co oznacza, że jej sprawozdania finansowe są równie nierzetelne. Pozostaje inwentura i zamknięcie firmy w wybrany sposób (rozsądna alternatywa do zakupu benzyny i zjarania).

Jeśli są szanse na rzetelne odtworzenie ksiąg rachunkowych, oparłbym je o istniejącą, prawidłową dokumentację operacji gospodarczych oraz o staranną i uczciwie wykonaną inwenturę (pisałem o niej w oddzielnej publikacji), w tym o kompletne uzgodnienia rozrachunków z kontrahentami oraz rozrachunków publiczno-prawnych. Przy czym przyjąć wypada za prawdziwe stanowiska firm i instytucji, z którymi czynimy uzgodnienia. Na dyskusje i mnożenie wątpliwości z reguły szkoda czasu.
Co do wspomnianych, niezidentyfikowanych „zejść z wb” myślę, że uda się uzyskać duplikaty związanych z zapłatami faktur. Jeśli nie – pozostaną księgowania w pozostałe koszty operacyjne, nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów, oczywiście.
W inwenturze wykorzystanej dla naprawy ksiąg rachunkowych należy zawrzeć dane wynikające ze spisu z natury wszelkich aktywów, w tym aktywów trwałych, istniejącej dokumentacji, koniecznych ujawnień i wyceny aktywów zgodnej ze sztuką i przepisami.

Co do polityki rachunkowości, z uwagi na ograniczenia czasowe zleciłbym jej sporządzenie niezależnej firmie doradczej z wyjaśnieniem okoliczności i sugestią zastosowania daleko idących uproszczeń w bieżącej współpracy z zespołem odtwarzającym księgi. Zalecałbym w budowie polityki rachunkowości zawarcie zwłaszcza dużych uproszczeń w dziedzinie międzyokresowych rozliczeń kosztów, co może oszczędzić wiele czasu (zob. art. 15 ust. 1, art. 15 ust. 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych).

Zdawać należy sobie sprawę z konieczności regularnego korygowania zeznań podatkowych (zwłaszcza VAT) w miarę postępu odtwarzania ksiąg, jeśli zobowiązania podatkowe okażą się inne niż deklarowane wcześniej.
Nadto sugerowałbym, by komórka kontroli skarbowej miejscowego urzędu skarbowego dowiedziała się delikatnie, w przyjacielskiej rozmowie (nie – przez jakieś tam sygnalizowanie), że w jednostce trwają prace, mające na celu naprawę ksiąg rachunkowych i korektę zeznań podatkowych. Idzie o to, by nie dopuścić do zbędnej, przedwczesnej kontroli podatkowej. USmiechnięci muszą być przekonani, że działamy dla dobra swojego i dobra fiskusa. O sprawie winien wiedzieć kierownik jednostki – naprawy ksiąg rachunkowych nie da się zrobić cichaczem.

Co do wyboru i przygotowania systemu finansowo-księgowego służącego prowadzeniu ksiąg radziłbym:

• wybrać znany sobie program komputerowy, łatwo konfigurowalny, bez „wodotrysków”,
• z usług informatyków korzystać tylko w razie bezwzględnej konieczności, lepszy będzie zawsze doświadczony przyjaciel księgowy zaprawiony w bojach z komputerami i systemami f-k,
• jeśli jest to możliwe (firma bez profilu produkcyjnego), zrezygnować z kont kosztowych zespołu „5”, w porozumieniu z firmą piszącą politykę rachunkowości.

Tyle na razie złotych myśli. Trzeba nam przede wszystkim optymizmu – wszystko jest do zrobienia. Ale nic na siłę.

I na koniec kilka refleksji. W sejmie jest już projekt ustawy zmieniającej ustawę o CIT dla wprowadzenia od nowego roku tzw. CIT-u estońskiego. Przypomnę, że z grubsza idzie o to, że spółki kapitałowe spełniające określone warunki (na dziś obrót roczny poniżej 100 milionów zł i zatrudnienie minimum jednego pracownika) będą mogły przyoszczędzić na podatku dochodowym. Jak opisał to w komunikacie resort finansów, estoński CIT to:

• brak podatku tak długo, jak zysk pozostaje w firmie,
• brak odrębnej rachunkowości podatkowej i minimum obowiązków administracyjnych,
• prostota – podatnik CIT stosuje łatwiejsze zasady opodatkowania, oparte na przepisach o rachunkowości.

Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy będą przeznaczać środki na rozwój swojej działalności, nie zapłacą podatku CIT.

Chce mi się tu zaśmiać się sardonicznie. Brak ewidencji służącej obliczaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym to niewątpliwie uproszczenie. Zapomnieć można na lat kilka o kosztach uzyskania przychodu i NKUP-ach, kategoriach podatkowych i niepodatkowych. Ale przy okazji przedstawiciele fiskusa próbują utrzymać nas  w przekonaniu, że otrzymamy w zamian łatwiejsze zasady opodatkowania, oparte na przepisach ustawy o rachunkowości. A myśmy dotychczas pozostawali w przekonaniu, że PKPiR jest prostsza niż „pełna” księgowość.

No i co poczną po wprowadzeniu ww. ustawy w życie przedsiębiorcy pozostający błędnie w przekonaniu, że w księgach mają absolutny porządek. I zechcą na wprowadzonych jw. zmianach skorzystać?
No i jak zachowają się kierownicy biur prowadzących usługowo księgi rachunkowe bez przekonania, że robią to prawidłowo i rzetelnie?